Vedtægter

VEDTÆGTER FOR MOTORHISTORISK SAMRÅD

SOM SENEST ÆNDRET PÅ ÅRSMØDET 23. NOVEMBER 2019 I MIDDELFART

§ 1 Formål

MOTORHISTORISK SAMRÅD (MhS) har til formål at fremme bevarelsen og fritidsanvendelsen af motorkøretøjer af kultur- og motorhistorisk interesse i Danmark og udbrede kendskabet til sådanne motorkøretøjer. MhS varetager de tilsluttede klubbers fælles interesser, i relation til offentlige myndigheder, forsikringsselskaber, interesseorganisationer i ind- og udland, samt deltager i internationalt samarbejde inden for det motorhistoriske område.

§ 2 Optagelse i MhS

Som medlem af MhS kan efter ansøgning optages danske motorhistoriske klubber hvis formål i overvejende grad stemmer overens med formålsbestemmelsen for MhS som anført i § 1. Sådanne medlemmer er ordinære medlemmer af MhS med fulde medlemsrettigheder og forpligtelser.

Klubberne skal desuden opfylde følgende krav:

1. Lovligt vedtagne vedtægter/love.
2. Lovligt valgt bestyrelse.
3. Årlige generalforsamlinger med godkendt referat.
4. Årlige reviderede regnskaber.
5. Ajourført medlemsfortegnelse.

Opfyldelsen af kravene skal dokumenteres i forbindelse med anmodning om optagelse og senere på forlangende.

Bestyrelsen foretager en prøvelse af, hvorvidt kriterierne for optagelse er opfyldt, og er berettiget til at udøve et skøn i forbindelse hermed.

En anmodning om optagelse skal være bestyrelsen i hænde senest 6 uger før årsmødet for at kunne behandles og indstilles af bestyrelsen til årsmødet.

Årsmødet forelægges indstillingen og beslutter afgørelsen om optagelsen. Godkendelse af en ny medlemsklub sker ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede klubber. En ny medlemsklub opnår først stemmeret efter kontingentet er indbetalt til MhS.

§ 2a Støttemedlemmer

Museer, organisationer og virksomheder, der direkte eller indirekte kan tilslutte sig formålet i § 1, kan optages som støttemedlem i MhS. Det er ikke et krav, at den pågældende i sine vedtægter eller i andre dokumenter har anført en tilslutning til formålet i § 1.

Støttemedlemmer skal ikke opfylde kravene i § 2.

Bestyrelsen beslutter, om ansøgeren opfylder kravene til at blive optaget som støttemedlem. Årsmødet beslutter på grundlag af indstillingen fra bestyrelsen, om den pågældende skal optages.

Bestyrelsen kan afvise at indstille en ansøger som støttemedlem til optagelse. En sådan afvisning er endelig og kan således ikke indbringes for Årsmødet.

Støttemedlemmer har ret til at lade sig repræsentere på årsmødet men uden stemmeret og med højest 2 personer.

Støttemedlemmer har ret til på årsmødet at fremsætte forslag til behandling på årsmødet på tilsvarende vis som ordinære medlemmer og under iagttagelse af fristen i § 5. Støttemedlemmer kan dog ikke fremsætte forslag om vedtægtsændringer.

Støttemedlemmer og/eller deres repræsentanter er ikke valgbare til bestyrelsen.

Det årlige kontingent for støttemedlemmer fastsættes af bestyrelsen.

Støttemedlemmer kan udmelde sig af MhS med et forudgående skriftligt varsel på 6 uger.

Såfremt bestyrelsen vurderer, at et støttemedlem hverken direkte eller indirekte eller i ord og handlinger tilslutter sig formålet i § 1, kan bestyrelsen ekskludere støttemedlemmet. Bestyrelsen kan ligeledes ekskludere et støttemedlem såfremt medlemmet ikke betaler sit kontingent.

Der sker ikke refusion for kontingent betalt for tiden efter eksklusionen.

Beslutning om eksklusion af et støttemedlem kan indbringes for det førstkommende ordinære årsmøde, der afgør beslutningen ved simpelt flertal. Indbringelsen af afgørelsen for årsmødet har ikke opsættende virkning.

§ 3 Årsmødet

Årsmødet er MhS’ højeste myndighed og afholdes hvert år en lørdag i november måned. Tid og sted for årsmødet meddeles senest fire måneder før årsmødet. Mødet afholdes enten i Østjylland eller på Fyn.

Indkaldelse sker via e-mail.

Indkaldelsen skal ske med mindst fire ugers varsel og med indkaldelsen skal følge:

1. Regnskab for det foregående regnskabsår.
2. Budget og kontingentforslag for det indeværende regnskabsår.
3. Indkomne forslag.
4. Information om hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg.
5. Evt. information om nye bestyrelseskandidater der er anmeldt på indkaldelsestidspunktet.

Bestyrelsen fastsætter dagsordenen for årsmødet, idet dagsordenen dog mindst skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere.
2. Kontrol og regulering af de tilsluttede klubbers stemmer.
3. Bestyrelsens beretning
4. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab.
5. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det indeværende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent.
6. Godkendelse af nye klubber, som bestyrelsen har indstillet.
7. Behandling af indkomne forslag.
8. Valg af bestyrelse samt suppleanter.
9. Valg af revisor og revisorsuppleant. Begge personer vælges for et år ad gangen.
10. Eventuelt.

§ 4 Bestyrelsen

Bestyrelsen består af syv medlemmer plus to suppleanter. Suppleanterne har ret til at deltage i bestyrelsesmøderne og har taleret men ikke stemmeret.

Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme afgørende.

Valgperioden er to år, således at fire medlemmer vælges på lige år og tre medlemmer på ulige år. Suppleanter vælges ligesom revisor for et år ad gangen.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og eventuelt andre funktioner. Bestyrelsen kan oprette et lønnet sekretariat og andre funktioner, ligesom bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af større opgaver.

Bestyrelsen kan outsource og tilkøbe opgaver hos personer/virksomheder udenfor bestyrelsen.

Suppleanter, der træder ind i bestyrelsen som erstatning for et bestyrelsesmedlem, overtager medlemmets valgperiode.

§ 4a Forretningsudvalg

Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte et forretningsudvalg hvis formål er at forberede bestyrelsesmøderne samt træffe beslutning i sager, som ikke kan afvente en beslutning på et efterfølgende bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen kan beslutte at forretningsudvalget kan disponere inden for en given beløbsramme.

Forretningsudvalget aftaler selv frekvensen af møder samt sikrer en koordination med de aftalte bestyrelsesmøder.

Forretningsudvalget består af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf formanden er den ene, samt sekretariatslederen.

§ 5 Forslag og emner

Alle forslag og emner som ønskes behandlet på årsmødet skal være bestyrelsen i hænde senest den 1. september.

§ 6 Afstemning/stemmer

Alle afstemninger afgøres ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. De deltagende klubber får 2 stemmer for de første 100 medlemmer. Herefter tildeles 1 stemme for hvert påbegyndt 100 medlemmer.

Ingen klub kan have mere end 1/4 af de samlede stemmer.

Hver klub kan lade sig repræsentere af 2 medlemmer, men klubben afgiver sine stemmer samlet. Der kan stemmes ved fuldmagt. Denne skal være sekretariatet i hænde senest dagen før årsmødet. Man kan kun afgive stemme via fuldmagt fra én klub.

En medlemsklub mister sin stemmeret så længe MhS ikke har modtaget skyldigt kontingent.

§ 7 Ekstraordinært årsmøde

Ekstraordinært årsmøde skal indkaldes, når bestyrelsen eller når mindst 1/3 af klubberne, hvis samlede medlemstal skal udgøre mindst 1/4 af de tilsluttede klubber medlemstal, fremsætter ønske herom.

Indkaldelsen med dagsorden skal af bestyrelsen ske senest 2 uger efter, at ønsket er fremsat og med mindst 4 ugers varsel med angivelse af de punkter som ønskes behandlet.

Ekstraordinært årsmøde skal afholdes senest tre måneder efter at ønske herom er fremsat. Mødestedet er som anført i § 3. Dagsordenen udarbejdes af bestyrelsen indeholdende de forhold, der er årsagen til ønsket om det ekstraordinære årsmøde.

§ 8 Kontingent

Årsmødet fastsætter kontingentet for medlemsklubber for det indeværende regnskabsår på baggrund af et budget for MhS’ aktiviteter.

Kontingent for medlemsklubber betales i forhold til antallet af medlemmer i klubberne. MhS indhenter før årsmødet klubbernes medlemstal opgjort pr. 1. september.

Klubberne skal indbetale deres kontingent inden 14 dage fra modtagelsen af opkrævningen.

Klubber, der optages som medlem af MhS på årsmødet, skal betale kontingent senest den 31.12. samme år, for det indeværende regnskabsår.

§ 9 Regnskab

Regnskabsåret løber fra den 1. september til den 31. august. Klubberne kan på årsmødet gennemgå regnskabet med tilhørende bilag for den afsluttede regnskabsperiode.

§ 10 Underskrift, bemyndigelse og hæftelse

MhS tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i forening med formanden eller kassereren. Bestyrelsen kan meddele kassereren og sekretariatslederen prokura.

§ 11 Udmeldelse og eksklusion af medlemsklubber

En medlemsklub kan udmelde sig af MhS med et forudgående skriftligt varsel, som skal være bestyrelsen i hænde senest den 20. juli (6 uger før afslutningen af regnskabsåret). Der refunderes ikke kontingent ved udmeldelse.

Bestyrelsen kan beslutte, at en medlemsklub ekskluderes fra MhS, hvis medlemsklubben ikke betaler kontingent rettidigt, udviser en adfærd, som kan bringe MhS i miskredit eller i øvrigt udviser en adfærd i strid med MhS’ interesser og vedtægter.

Beslutning om eksklusion kan indbringes for førstkommende årsmøde, der ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemsklubber træffer beslutning i spørgsmålet om, hvorvidt eksklusionen skal opretholdes.

Det er ikke muligt at indbringe beslutningen om eksklusion for et senere årsmøde. Indbringelse for årsmødet har ikke opsættende virkning.

Ved stemmelighed bortfalder eksklusionen.

§ 12 Vedtægtsændringer

Beslutning om vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3-del af de på årsmødet fremmødte medlemsklubbers stemmer.

§ 13 MhS’ opløsning

Opløsning af MhS kan kun ske ved beslutning på et ordinært eller ekstraordinært årsmøde.

Vedtagelse af opløsningen kan kun ske med et flertal på 2/3 af de fremmødte klubbers stemmer, denne beslutning skal herefter bekræftes på et ekstraordinært årsmøde, som indkaldes med fire ugers varsel til afholdelse senest tre måneder efter det årsmøde, hvor beslutningen om opløsning blev vedtaget.

Den endelige beslutning om MhS’ opløsning kan kun ske med et flertal på 2/3 af de fremmødte klubbers stemmer på det ekstraordinære årsmøde.

En eventuel formue skal fordeles efter årsmødets beslutning, til danske organisationer /institutioner, som arbejder til fremme for de kultur- og motorhistoriske interesser i overensstemmelse med MhS’ formål.