Vedtægter

VEDTÆGTER FOR MOTORHISTORISK SAMRÅD

DISSE VEDTÆGTER ER VEDTAGET PÅ DET STIFTENDE ÅRSMØDE DEN 3. NOVEMBER 1990 OG YDERLIGERE ÆNDRET PÅ ÅRSMØDERNE DEREFTER. VEDTÆGTERNE ER SENEST ÆNDRET PÅ ÅRSMØDET 23. NOVEMBER 2024 I MIDDELFART.

(De nedenstående seneste vedtægter, kan hentes her som download i en samlet PDF-fil)

§1 Formål

Motorhistorisk Samråd, herefter ”MhS”, har til formål at fremme bevarelsen og fritidsanvendelsen af motorkøretøjer af kultur- og motorhistorisk interesse i Danmark og udbrede kendskabet til sådanne køretøjer.

MhS er en partipolitisk neutral organisation, som varetager de tilsluttede medlemsklubber og støttemedlemmers fælles interesser, i relation til offentlige myndigheder, forsikringsselskaber samt interesseorganisationer i ind- og udland.

MhS deltager endvidere i internationalt samarbejde inden for det motorhistoriske område.    

§2 Motorhistorisk Samråds værdigrundlag:

MhS ønsker at være en respekteret og troværdig organisation både indadtil, i forhold til vores medlemmer og repræsentanter for disse, samt udadtil, i forhold til myndigheder og øvrige samarbejdspartnere.

Vi er professionelle og saglige i vores argumentation, og vores debatform vil altid være inkluderende, ligeværdig og respektfuld.

Vi anerkender, at ikke alle har ens holdninger, men at vore forskelligheder gør os stærkere.   

§3 Bestyrelsen

Bestyrelsen består af syv medlemmer og to suppleanter.

Bestyrelsesmedlemmer vælges for to år ad gangen. Fire medlemmer vælges på lige år og tre medlemmer på ulige år. Suppleanter, der træder ind i bestyrelsen som erstatning for et bestyrelsesmedlem, overtager medlemmets valgperiode og stemmeret.

Revisor og suppleanter vælges for et år ad gangen.

Repræsentanter for støttemedlemmer er ikke valgbare til bestyrelsen.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og eventuelt andre funktioner.

Bestyrelsesmøderne kan både gennemføres som både fysiske og digitale møder eller som kombination heraf.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede, herunder digitalt. Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme afgørende. Suppleanterne har ret til at deltage i bestyrelsesmøderne og har taleret men ikke stemmeret.

§4 Underskrift, bemyndigelse og hæftelse

MhS tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i forening med formanden eller kassereren.

Bestyrelsen kan oprette et lønnet sekretariat og andre funktioner, ligesom bestyrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af større opgaver.

Bestyrelsen kan meddele kassereren og sekretariatslederen prokura.

Bestyrelsen kan outsource og tilkøbe opgaver.

§5 Forretningsudvalg

Bestyrelsen udpeger et forretningsudvalg, hvis formål er at forberede bestyrelsesmøderne samt varetage anliggender, som ikke kan afvente en beslutning på et efterfølgende bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen kan beslutte, at forretningsudvalget kan disponere inden for en given beløbsramme.

Forretningsudvalget aftaler internt frekvensen af sine møder samt sikrer en koordination med de aftalte bestyrelsesmøder.

§6 Optagelse af medlemsklubber

Som medlemsklubber i MhS med fulde medlemsrettigheder og -forpligtelser kan optages danske motorhistoriske klubber, hvis formål er forenelige med MhS’ formål.

Klubberne skal desuden opfylde følgende krav:

1. Lovligt vedtagne vedtægter/love.
2. Lovligt valgt bestyrelse.
3. Årlige generalforsamlinger med godkendt referat.
4. Årlige reviderede regnskaber.
5. Ajourført medlemsfortegnelse.

Ansøgere skal både i forbindelse med anmodningen om optagelse i MhS og senere, på forlangende, dokumentere, at optagelseskravene er opfyldt.

På grundlag af anmodningen foretager MhS’ bestyrelse en vurdering af, hvorvidt ansøgerne opfylder kravene for optagelse og indstiller på den baggrund ansøgeren til optagelse i MhS.

Årsmødet forelægges indstillingen og træffer beslutning om optagelse ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede klubber.

§7 Optagelse af støttemedlemmer

Som støttemedlemmer af MhS kan optages danske museer, organisationer og virksomheder, der direkte eller indirekte kan tilslutte sig MHS’ formål. 

På grundlag af anmodningen foretager MhS’ bestyrelse en vurdering af, hvorvidt ansøgerne opfylder kravene for optagelse som støttemedlem og træffer på den baggrund beslutning om optagelse. Bestyrelsens afslag på optagelse af støttemedlemmer kan ikke indbringes for årsmødet.

§8 Årsmødet

Årsmødet er MhS’ højeste myndighed og afholdes hvert år en lørdag i november måned.

Mødet afholdes fysisk i området omkring Lillebælt.

Tid og sted for årsmødet meddeles senest fire måneder før årsmødet.

Indkaldelse til årsmødet udsendes digitalt til de af medlemsklubben eller støttemedlemmet oplyste e-mailadresser.

Indkaldelsen skal ske med mindst fire ugers varsel og med indkaldelsen skal følge:

1. Regnskab for det foregående regnskabsår
2. Budget og kontingentforslag for det indeværende regnskabsår
3. Indkomne forslag
4. Information om hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg
5. information om nye bestyrelseskandidater der er anmeldt på indkaldelsestidspunktet

Bestyrelsen fastsætter dagsordenen for årsmødet, dog med følgende obligatoriske punkter:

1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det indeværende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent
5. Optagelse af nye klubber
6. Behandling af indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse samt suppleanter
8. Valg af revisor og revisorsuppleant
9. Eventuelt

Årsmødet kan afholdes digitalt, hvis ekstraordinære omstændigheder er til hinder for fysisk afholdelse. Medlemmerne og støttemedlemmerne orienteres snarest muligt om den digitale afholdelse, herunder de praktiske forhold omkring afholdelsen og begrundelsen herfor.

Er en digital afholdelse af årsmødet ikke mulig efter omstændighedernes ganske særlige karakter, bemyndiges bestyrelsen til at udsætte årsmødet og fortsætte efter årsmødedatoen som en midlertidig bestyrelse med samme ansvar. Det påhviler i givet fald bestyrelsen at søge årsmødet gennemført med sædvanligt indkaldelsesvarsel, så snart omstændighederne tillader det.

§9 Forslag og emner

Forslag og emner, som ønskes behandlet på årsmødet, skal være bestyrelsen i hænde senest den 1. september.

Støttemedlemmer har ret til at fremsætte forslag til behandling på årsmødet. Støttemedlemmer kan dog ikke fremsætte forslag om vedtægtsændringer.

§10 Ekstraordinært årsmøde

Ekstraordinært årsmøde skal indkaldes, når bestyrelsen eller mindst 1/3 af medlemsklubberne, hvis samlede medlemstal skal udgøre mindst 1/4 af de tilsluttede medlemsklubbers medlemstal, fremsætter ønske herom.

Indkaldelsen med dagsorden skal af bestyrelsen ske senest to uger efter, at ønsket er fremsat og med mindst fire ugers varsel. I indkaldelsen skal angives de punkter, som ønskes behandlet.

Ekstraordinært årsmøde skal afholdes senest tre måneder efter at ønske herom er fremsat. Mødestedet er som anført i § 8.

Dagsordenen udarbejdes af bestyrelsen indeholdende de forhold, der er årsagen til ønsket om det ekstraordinære årsmøde.

§11 Afstemning/stemmer

Alle afstemninger afgøres ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

De deltagende medlemsklubber får hver to stemmer for de første 100 klubmedlemmer. Herefter tildeles én stemme for hvert påbegyndt antal 100 klubmedlemmer. Ingen klub kan have mere end 1/4 af de samlede stemmer.

Hver medlemsklub har ret til at lade sig repræsentere af to deltagere på årsmødet, men klubben afgiver sine stemmer samlet.

Der kan stemmes ved fuldmagt. Denne skal være sekretariatet i hænde senest dagen før årsmødet. Deltagere kan kun afgive stemme i henhold til fuldmagt fra én klub.

En medlemsklub mister sin stemmeret, så længe MhS ikke har modtaget skyldigt kontingent.

En ny medlemsklub opnår først stemmeret, efter kontingentet er indbetalt til MhS.

Støttemedlemmer har ret til at lade sig repræsentere af to deltagere på årsmødet, men har dog ikke stemmeret.

§12 Vedtægtsændringer

Beslutning om vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af de på årsmødet fremmødte medlemsklubbers stemmer.

§13 Regnskab

Regnskabsåret løber fra den 1. september til den 31. august. Medlemsklubberne kan på årsmødet gennemgå regnskabet med tilhørende bilag for den afsluttede regnskabsperiode.

§14 Kontingent

Kontingentet baseres på et budget for MhS’ aktiviteter i det indeværende regnskabsår.

Årsmødet fastsætter kontingentet for ordinære medlemmer efter indstilling fra bestyrelsen.

Kontingentet for ordinære medlemmer fastsættes på grundlag af den enkelte klubs medlemstal.

MhS indhenter før årsmødet oplysninger om klubbernes medlemstal opgjort pr. 1. september.

Kontingentet for støttemedlemmer fastsættes af MhS’ bestyrelse efter en individuel vurdering.

Opkrævningen udsendes digitalt til den af medlemsklubben eller støttemedlemmet oplyste e-mailadresse. Kontingent skal indbetales inden 14 dage fra modtagelsen af opkrævningen.

Ved manglende kontingentbetaling pålægges et rykkergebyr.

§15 Udmeldelse og eksklusion

En medlemsklub eller et støttemedlem kan udmelde sig af MhS med et forudgående skriftligt varsel, som skal være bestyrelsen i hænde senest den 20. juli (6 uger før afslutningen af regnskabsåret).

Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere en medlemsklub eller et støttemedlem fra MhS i anledning af manglende kontingentbetaling, manglende opfyldelse af optagelseskravene, samt i anledning af adfærd, som enten er uforenelig med MhS’ vedtægter og interesser, eller som i øvrigt kan bringe organisationen i miskredit.  

Den ekskluderede klub eller støttemedlem kan indbringe beslutningen om eksklusion på førstkommende årsmøde. De fremmødte ved afgør ved simpelt flertal, hvorvidt eksklusionen skal opretholdes. Ved stemmelighed bortfalder eksklusionen.

Det er ikke muligt at indbringe beslutningen om eksklusion for et senere årsmøde. Indbringelse for årsmødet har ikke opsættende virkning.

Betalt kontingent refunderes ikke i anledning af udmelding eller eksklusion.

§16 MhS’ opløsning

Opløsning af MhS kan kun ske ved beslutning på et ordinært eller ekstraordinært årsmøde.

Vedtagelse af opløsningen kan kun ske med et flertal på 2/3 af de fremmødte medlemsklubbers stemmer. Beslutningen skal bekræftes på et ekstraordinært årsmøde, som indkaldes med fire ugers varsel til afholdelse senest tre måneder efter det årsmøde, hvor beslutningen om opløsning blev vedtaget.

Den endelige beslutning om MhS’ opløsning kan kun ske med et flertal på 2/3 af de fremmødte medlemsklubbers stemmer på det ekstraordinære årsmøde.

En eventuel formue skal fordeles efter årsmødets beslutning, til danske organisationer/institutioner, som arbejder til fremme for de kultur- og motorhistoriske interesser i overensstemmelse med MhS’ formål.

--

Som vedtaget på Det Motorhistoriske Årsmøde, d. 23. november 2024